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富嶽の独り言09/11/21

管理人の間での連絡について

いつもごくろうさまです。助かっております。

皆様がこれまでより大きな範囲を担当なさって下さることで、
他の担当の管理人さんとの間での各種連絡や調整の業務も、
おやりになっていただく必要が生じてくるかと思います。

連絡を取る際に心がけておいていただくこと

連絡をとる際、以下の3つの事項を心がけて頂ければ円滑に業務が進むかと思います。
①…誰に当てた連絡かをはっきりする。
②…必要ならいつまでの期限かを明示する。
③…いつも決まった方法で連絡をとる。

誰に当てた連絡かをはっきりする

①は、「～がまだ済んでいない場合は海域管理人さんにおかれましては～」
などと、文言の中に抽象的に挿入するような方法で名指しするのは気づかれにくいので不適切です。
必ず、文頭で

>富嶽太郎さん
>拓郎さん

などと、連絡文を読んでほしい相手を名指しするようにしてください。

必要ならいつまでの期限かを明示する

②は、文頭で断らなくて良いですが、基本、業務は「お時間のおありな時に」で構いませんから、
「お時間のあおりな時」などとしておけば良いと思いますが、
なんらかの事情で期限内に業務が済んでいないと支障をきたす時は、
「11/21（日）くらいまでに」「なるべく早めに」「今週中くらいまでに」
と明記しておいてください。

いつも決まった方法で連絡をとる

③は、連絡方法として、主に、掲示板、チャット、メール、観光者通信などがありますが、
上記4つをすべて毎日チェックしている訳ではないかもしれないので、
連絡方法を毎回変えると、対応が遅れてしまう管理人さんもいらっしゃると思います。
特に、管理人さんの中にも、チャット派（チャットをよく覗かれる方）と非チャット派（あまりチャットを見ない方）
とがいらっしゃいます。
やりとりに、チャットを使うか掲示板を使うかは、各自の好みに属する問題かもしれませんので、特にチャットにいらっしゃらない事を「連絡がつかない」とみなすつもりはありません。*1
チャットで用件を伝える際は、伝えたい相手がチャットを見るという事が濃厚なのかどうかを確認して連絡をとるようにしてください。
また、基本的に、どうしても見落として貰っては困る重要な連絡は、管理人掲示板でやる方が、後々のためには良いと思います。
さらに、チャットには訪れるけれども、管理人掲示板はあまり見ていないという事になりますと、大切な連絡を見落としたりする場合があるかもしれませんので、ご注意ください。

連絡がつかない場合

連絡を取ろうとする側が、以上の3つの事項を心がけていても、相手に全く連絡がとれない。極めて連絡がとりにくい。
という場合は、富嶽にご相談ください。
連絡が取れないとされる当人から、本人のご都合や事情等をうかがって、場合によっては一時的あるいは当面、担当される領域を、より連絡の必要性が小さい方面の業務に変わっていただくなどして、管理人の間で円滑な連携が取れるよう、対応いたします。

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